BENSIZWE recrute pour un client dans le secteur du Gaz et Energie, un(e) ASSISTANT(E) DU DIRECTEUR GENERAL qui sera responsable de la gestion des tâches administratives et de gestion courante des activités du Directeur Général. Il/Elle aura pour mission d’exécuter les demandes de sa hiérarchie et d’anticiper ses besoins afin d’optimiser leur collaboration et l’organisation de la Direction Générale.

Le titulaire de ce poste est donc le collaborateur direct du Directeur Général.

Ce/cette dernier(e) aura la responsabilité de :

• Assurer le suivi des dossiers, des missions qui lui sont confiées et réaliser les analyses des reportings

• Recueillir, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la Direction Générale. Il informe et oriente dans leur démarches les interlocuteurs internes et externes

• Prendre en charge l’organisation matérielle et logistique des réunions du Directeur Général et de la gestion de son planning

• Jouer également un rôle d’interface auprès des divers interlocuteurs au sein et à l’extérieur de l’entreprise

1.      TACHES & RESPONSABILITES PRINCIPALES

Plus qu’un secrétaire, l’assistant(e) de direction assiste véritablement le Directeur Général dans la gestion de la société, en lui simplifiant les tâches administratives et la « paperasse ».  Son activité principale se résume à organiser, gérer et superviser. A cet effet, il /elle  doit savoir :

• Rédiger des rapports ;

• Analyser et interpréter des documents ;

• Conduire les réunions si le Directeur Général est empêché ;

• Piloter et faire le suivi des projets qui lui seront confiés ;

• Véhiculer l’information entre le Directeur Général et les autres départements : traiter et transmettre les décisions, notes de service, les contrats en interne et en externe ;

• Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservations de salles…)

• Concevoir et rédiger les courriers et veiller à la gestion des messages électroniques ;

• Exécuter toutes autres tâches ou responsabilités assignées par le Directeur Général

 

2.    COMPETENCES CLES/COMPETENCES/EXPERIENCE

Expérience :

Le candidat doit avoir/être :

·         Professionnel expérimenté en assistant, avec plus de 5 ans d'expérience en Secrétariat de direction dont au moins 3 ans en qualité d’assistant à la direction générale

Compétences techniques :

• Expérience et maîtrise avérée de MS Office (Excell et Word) ;

• Solides connaissances en secrétariat ;

• Assimilation des techniques de classement et d’archivage ;

• Maîtrise des modalités d’accueil professionnel ;

• Compétences en prise de notes ;

• Assimiler les normes rédactionnelles ;

• Pratiquer aisément l’anglais et/ou une autre langue étrangère.

Compétences personnelles :

• Excellente sens de l’organisation

• Proactif

• Réactif

• Efficient et efficace

• Bon relationnel et diplomatie

• Personne de confiance

• Polyvalent

• Discret