BENSIZWE recrute pour un client dans le secteur de la télécommunication « un PA to ME Sales & Distribution». Qui aura pour mission de :

Travailler en étroite collaboration avec ME Sales & Distribution pour fournir un soutien administratif sur une base individuelle et apporter une assistance pour toute réservation concernant la planification d'entretiens dans Sales & Distribution. Doit avoir accès à des informations confidentielles et maintenir des bases de données exactes.

1.   TACHES ET RESPONSABILITES

Travail administratif

• Organiser le voyage : itinéraire professionnel, billet, transfert et protocole, hôtel et visas pour ME Sales & Distribution

• Gérer la correspondance entrante et sortante

• Assurer un système de remplissage adéquat et une base de données précise

• Préparer la correspondance interne et externe (mémos, lettres,) aux parties prenantes et fournisseurs.

• Filtre les appels téléphoniques et les visiteurs.

• Assurer la commande de la papeterie et gérer les demandes de véhicules

• Utilise une vaste expérience pour accomplir ses tâches de manière positive dans des délais serrés tout en établissant des relations solides avec des partenaires et des administrateurs interfonctionnels à travers le groupe/les marchés locaux (y compris les AP de SLT)

• Démontre une gestion approfondie de l'agenda et du calendrier, identifiant et fournissant le meilleur plan d'action, en temps opportun et de manière professionnelle grâce à l'application de l'expérience.

• Assure la préparation complète de toutes les réunions, y compris la préparation de l'ordre du jour, la prélecture et les actions de suivi pour les membres affectés des ventes et de la distribution.

• Nécessite une bonne compréhension des pratiques et des procédures, y compris, mais sans s'y limiter, les préparatifs de voyage, les approbations des systèmes, les dépenses, les bons de commande et le suivi des dépenses annuelles et est responsable de ces activités pour l'équipe.

• Dirige la coordination des événements d'équipe, des forums et des conférences, en organisant tous les déplacements/hébergements/restauration nécessaires selon les besoins des membres de l'équipe et/ou des délégués.

• Possède des compétences solides et complètes en communication et en diplomatie afin d'échanger des informations complexes/confidentielles et de transmettre clairement les objectifs et les résultats aux parties prenantes ;

• Agit en tant que point de contact professionnel au nom de ME Sales & Distribution auprès des visiteurs internes et externes.

• Peut agir à titre d'expert en systèmes/outils.

• Fournit des conseils et un soutien informel aux nouveaux membres de l'équipe lorsque cela est nécessaire.

Gestion des parties prenantes

• Accueillir tous les visiteurs de ME Sales & Distribution et s'assurer que leur protocole, leur hôtel et leur visa sont pris en charge

• S'assurer que toute l'équipe Ventes & Distribution est bien prise en charge.

• Coordonner l'équipe et veiller à ce qu'une culture amusante soit créée dans l'organisation.

• Effectuer le suivi de l'ensemble des demandes liées à l'équipe Ventes & Distribution et apporter un support en termes de tâches administratives.

Gestion du recrutement

• Fournir un support lors de la réservation d'entretiens pour l'équipe de vente et de distribution et organiser des tests avec l'équipe de formation et l'équipe de ressourcement de Vodacom.

• Travailler en étroite collaboration avec HRBP pour toute question concernant l'activité des employés des ventes et de la distribution.

Coordinateur de projet

• Coordonner et organiser des événements externes et internes sur les marchés et avec des partenaires externes.

• Travail de projet ponctuel si nécessaire (par exemple, partie active du mouvement des ambassadeurs Spirit).

• Faciliter la collaboration et l'entraide au sein du département Ventes & Distribution.

2.   COMPETENCE ET ATTITUDE

·         Fort sentiment de discrétion et de confidentialité

·         Flexible face aux exigences du travail

·         Excellent en planification et organisation d'événements

·         Proactif avec une capacité à faire preuve d'initiative

·         Capacité étendue de résolution de problèmes

·         Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps

·         Orienté client et action

·         Résilience

·         Attitude positive et positive, résiliente et capacité à rester calme sous pression.

·         Multitâche et capacité à gérer la complexité

·         Résoudre des problèmes et prendre des décisions

·         Solides compétences interpersonnelles

·         Attention aux détails

·         Bilingue - anglais et français

·         Capacité à gérer la diversité et les changements environnementaux. Qualifications et compétences en matière de coordination de projet.

·         Environnement opérationnel Compétences analytique